Succesul unui proiect poate fi masurat prin cat s-a apropiat acesta de atingerea obiectivelor, cu respectarea parametrilor referitori la buget si termene. Aceste trei elemente: performante, cost si durata sunt cunoscute sub denumirea de tripla constrangeresi reprezinta echilibrul pe care trebuie sa-l urmareasca orice proiect pentru a fi considerat de succes.

Intre cele trei elemente exista a stransa interdependenta, orice modificare asupra uneia dintre ele afecteaza celelalte doua: in cazul unui proiect ramas in urma in ceea ce priveste termenele, Managerul de Proiect va incerca sa recupereze intarzierile acumulate printr-o infuzie de resurse suplimentare pe proiect. Aceste resurse se vor reflecta intr-o crestere a bugetului proiectului.

O astfel de crestere a bugetului este nedorita in orice proiect, iar modalitatea cea mai uzuala de stopare a acestor cresteri este renuntarea la anumite cerinte, reducerea ariei de cuprindere a proiectului, cu alte cuvinte afectarea performantelor cerute initial.

Harold Kerzner, in Project Management (ed. a 8-a,2003), adauga acestui triunghi o noua constrangere: acceptanta clientului. Intr-un final, ca proiectul sa fie considerat un succes, este obligatoriu ca el sa satisfaca cerintele clientului si acesta sa fie multumit de rezultatul obtinut, astfel incat sa revina si pentru alte proiecte...

Aptitudini necesare unui manager de proiect

Conditia necesara – dar nu si suficienta – pentru a deveni un bun manager de proiect o constituie existenta aptitudinilor de management general. Ne referim aici la aptitudinile de conducere si de leadership, la abilitatile de comunicare, negociere, de rezolvare a problemelor si de influentarea organizatiei.

Conducere si leadership Conducerea implica orientarea spre producerea rezultatelor asteptate de stakeholderi. Leadership-ul implica dezvoltarea unei viziuni si a strategiilor de atingere a acestora, comunicarea viziunii catre cei a caror cooperare este necesara si motivarea celor care vor contribui la atingerea ei.
Comunicare Este sarcina managerului de proiect sa ofere informatii clare si complete, la momentele oportune si in formatul optim, persoanelor care necesita respectivele informatii.
Negocierea apare in toate fazele unui proiect. Se negociaza continutul proiectului, costuri si durate, schimbari, termeni si conditii contractuale, resurse.
Rezolvarea problemelor implica aptitudini de identificare si definire a problemelor si capacitatea de a lua decizii. Definirea problemelor se refera la capacitatea de a face distinctie intre cauze si simptome, pe cand capacitatea de a lua decizii include analizarea solutiilor posibile pentru rezolvarea problemei identificate si alegerea uneia dintre ele. Odata luate, deciziile trebuie implementate.
Influentarea organizatiei implica abilitatea de a face ca lucrurile ’sa se miste’ in sensul dorit. Influentarea la nivel de organizatie implica intelegerea mecanismelor puterii si politica (in sensul lor pozitiv).

In afara acestor abilitati de management general, un bun manager de proiect mai trebuie sa aiba:
- Entuziasm fata de proiect
- Abilitatea de a raspunde la schimbari
- Atitudine toleranta fata de situatiile ambigue
- Abilitati de team building
- Orientarea spre client
- Cunoasterea industriei sau a tehnologiei din proiect
... si multe altele...

Factorii de succes ai unui proiect

Pentru a identifica factorii de succes ai unui proiect este suficient sa ne punem niste intrebari. Ele rezulta din analiza criteriilor discutate mai sus:
- Si-a indeplinit proiectul obiectivele referitoare la termene, costuri si performante?
- A satisfacut proiectul cerintele exprimate de client?
- Ar putea rezultatele proiectului sa-l determine pe client sa revina si sa solicite o noua lucrare?
- Dupa incheierea proiectului, este capabila organizatia sa-si continue activitatea ca si pana acum?

Cum putem sti daca un proiect are sau nu sanse de reusita? Mai multi cercetatori au stabilit un set de factori care, luati impreuna, pot indica daca un proiect are sau nu o probabilitate mare de succes.

- Obiectivele proiectului - sunt clar definite in planurile proiectului (si se respecta intocmai prin activitatile desfasurate)
- Personalul implicat in proiect - este competent
- Sustinerea de sus - Proiectul este sustinut de conducere. Sprijinul conducerii poate fi obtinut daca aceasta este incredintata caproiectul reprezinta un mijloc important de indeplinire a misiunii si obiectivelor majore ale organizatiei.
- Resursele - financiare, de timp, materiale si de personal trebuie sa fie suficiente pentru realizarea activitatii.
- Comunicarea si controlul - Canalele de comunicare intre managerul de proiect si conducere, intre managerul de proiect si liderii echipelor si membrii acestora, intre grupul de proiect si client trebuie sa functioneze si sa fie adecvate. Trebuie sa existe canale pentru furnizarea de feedback privind continutul rapoartelor, privind produsele/serviciile livrate si privind calitatea. Mecanismele de control trebuie sa existe si sa functioneze. Punctele de delimitare trebuie comparate cu graficul de executie. Rezultatele proiectului trebuie sa fie palpabile (chiar si daca sunt oferite sub forma de rapoarte) si sa fie verificate in scopul asigurarii calitatii.