Knowledge Management (KM) se refera la un set de practici utilizate de organizatii pentru a identifica, crea, reprezenta, organiza, stoca si distribui cunostintele (knowledge) in scopul reutilizarii, informarii si invatarii in cadrul organizatiei (pentru detalii vezi si www.wikipedia.com)

O alta definitie, in care accentul este pus pe finalitate, este: "KM se refera la strategiile si structurile create in cadrul organizatiilor pentru a se maximiza profitul utilizand resursele intelectuale si informationale (disponibile/existente)". Maximizarea profitului se refera atat la actiuni pe termen scurt (ex: se reduc anumite costuri de accesare a informatiilor, se rezolva mai repede anumite plangeri ale clientilor etc), dar si la actiuni pe termen lung (ex: se creste capacitatea de inovare pe plan organizational, se imbunatateste nivelul de pregatire/competente ale angajatilor si implicit productivitatea acestora, se diminueaza riscurile de pierdere/estompare a unor informatii/cunostinte organizationale acumulate de-a lungul timpului etc).

Practic KM este un alt mod de a privi lumea afacerilor, se refera la intelegerea faptului ca ceea ce cunosc/pot realiza angajatii unei firme reprezinta de fapt "bunuri intangibile" care fac parte din capitalul organizatiei, dar doar atata timp cat acestia sunt la serviciu (bineinteles ca ne referim aici la ceea ce are legatura cu profesia angajatului).

Cunostintele/"bunurile intangibile" dintr-o companie se pot referi la:
- procesele desfasurate in organizatie (tehnologii, cunostinte si competente aferente),
- activitatea de derulare de proiecte (procese, tehnologii si competente)
- clienti si furnizori (istoricul interactionarii cu acestia, modalitati de colaborare eficienta etc)
- proprii angajati (inventar de competente, stiluri de lucru, profil motivational, obiective agreate, performante realizate etc)
- activitatea de cercetare/inovare
- strategii si planurile de afaceri, etc.
Toate cele de mai sus se "imbogatesc/cresc" zilnic/periodic, dar uneori acumularea sa face doar la nivel individual (cateodata nici la acest nivel), fara a exista vreo translare si la nivel organizational (astfel incat "roata sa fie descoperita doar o singura data").

Sa ne gandim la informatiile continute de fiecare email (din inbox-ul fiecarui angajat), in fiecare document word (din retea si din calculatoarele fiecarui angajat), in fiecare foaie de calcul (excel) si fiecare fax primit/trimis in/din organizatie referitoare la diversele activitati, interactiuni, proiecte in care sunt implicati angajatii firmei dumneavoastra. Cat de bine au fost gestionate toate aceste resurse pana acum? Cel mai des noi am intalnim raspunsul ca: "nu indeajuns de bine sau nu cu indeajuns de bune rezultate !". Si totusi, toate cele enumerate mai sus reprezinta decat o mica parte din adevarata valoare a "stocului" de cunostinte al unei organizatii. Marea majoritate a "bunurilor intangibile"/"capitalului intelectual" se afla doar in mintea angajatilor: abilitatile lor, experienta, intuitia si cunostintele dobandite in timp si increderea pe care au investit-o si castigat-o in relatiile avute in interiorul si exteriorul organizatiei. Aceste cunostinte sunt mult mai greu de evaluat, impartasit si masurat.

In contextul KM discutam de o distinctie clara intre cunoasterea explicita si cunoastere implicita (explicit vs tacit knowledge). Cunoasterea explicita poate fi procesata prin intermediul sistemelor informatice, codificata sau inregistrata, arhivata si protejata de organizatie. Cunoasterea implicita isi gaseste locul in mintile oamenilor, fiind foarte dificil de transferat.

De multe ori organizatiile omit sa considere ca "bunuri intangibile" experientele oamenilor, capacitatea de a intui, dobandita in urma experientelor avute si analogiile pe care le fac angajatii lor. Cunoasterea implicita este de obicei subiectiva, cognitiva si provine din invatarea prin experienta directa, in timp ce cunoasterea explicita este una mult mai obiectiva, rationala si tehnica (date, politici, proceduri, software, documente etc.). Cunoasterea explicita ar trebui sa fie in mod curent accesibila si bine documentata (desi in Romania acest lucru se intampla inca intr-un numar relativ mic de organizatii).

Organizatiile au insa nevoie sa integreze ambele tipuri de cunoastere (explicita si implicita) pentru a-si desfasura activitatea eficient, iar unul dintre scopurile importante ale KM este tocmai acela de a tranforma cunoasterea implicita in cunoastere explicita.

Multe companii au deja un mare bagaj de cunostinte sub o varietate de forme: procese organizationale, best-practices, know-how, sisteme ERP/CRM/SCM, cultura organizationala, reguli si proceduri etc. Aceasta cunoastere este insa difuza si in multe cazuri nu este eficient "exploatata".

Prin Knowledge Management se incearca regruparea in mod coerent sub aceeasi "umbrela" a unor seturi diferite de activitati/instrumente/practici si dezvoltarea unora noi, astfel incat sa se amplifice alinierea rezultatelor acestor activitati cu obiectivele si strategia generala a companiei. Cel mai adesea KM este asociat cu doua tipuri principale de activitati:
1. Generarea, documentarea si colectarea cunostintelor angajatilor si diseminarea informatiei la nivelul intregii companii prin intermediul unor instrumente de tipul bazelor de date, sisteme expert, sisteme tip help desk, sisteme de document/content management etc.
2. Facilitarea schimbului de informatii intre angajati, utilizand instrumente precum grupurile de discutii, intranet/extranet, portaluri de colaborare (ex: sharepoint), portaluri de tip wiki (adica pagini web usor editabile de catre useri; wiki=rapid in limba hawaiana), instrumente de stimulare a creativitatii (brainstorming, brainwriting, Mind Mapping), sisteme de video-conferinta etc.

Pentru supervizarea unor astfel de activitati, procese sau proiecte in general exista persoane/manageri alocati (ex: CKO – Chief Knowledge Officer), sau daca este vorba de organizatii mai mici exista responsabilitati care sunt preluate (temporar) de anumite persoane/project manageri.

In loc de concluzie: KM este un domeniu foarte dinamic in prezent la nivel international si consideram ca merita toata atentia inclusiv din partea managementului firmelor din Romania, dat fiind impactul pe care il au aceste aspecte la nivelul organizatiilor pe o piata cu competitivitate in crestere. Din pacate insa sunt relativ putine persoane/companii in Romania care sa aiba o buna intelegere/competenta in acest domeniu si care sa poate implementa proiecte de succes, pe baza unei analize-diagnostic/audit al nevoilor organizationale reale si a strategiei companiei client.