Indiferent de tipul proiectului, fiecare solicitant de fonduri europene trebuie sa completeze o cerere de finantare. Asadar, pentru a putea obtine finantarea de care are nevoie, trebuie sa fie cat mai convingator si sa cunoasca foarte bine elementele pe care le iau in calcul evaluatorii cand analizeaza un dosar de finantare.

Dupa depunerea Cererii de finantare la autoritatile competente pentru gestionarea Fondurilor Structurale si de Coeziune (Organisme Intermediare sau Autoritati de Management), un proiect trece mai multe etape de evaluare, fiecare dintre acestea fiind eliminatorie.

Etapele de evaluare sunt:
1. Verificarea formala sau verificarea conformitatii administrative a Cererii de finantare
2. Verificarea eligibilitatii Cererii de finantare si a beneficiarului
3. Verificarea tehnica si financiara a proiectului
4. Evaluarea strategica a proiectului

Verificarea formala va urmari, in principal, existenta si forma Cererii de finantare precum si a anexelor. De asemenea, se verifica valabilitatea documentelor solicitate de autoritati (ex. Certificat constator, Cazier judiciar).

Verificarea eligibilitatii Cererii de finantare si a beneficiarului se realizeaza numai pentru Cererile de finantare conforme din punct de vedere administrative, urmarindu-se indeplinirea conditiilor de eligibilitate din Ghidul Solicitantului. Eligibilitatea presupune atat verificarea modalitatii in care contribuie el la indeplinirea obiectivului programului, cat si aspecte legate de durata de implementare, valoarea totala, modul in care proiectul contribuie la politicile orizontale: asigurarea egalitatii de sansa, protectia mediului, legislatia in domeniul achizitiilor publice si regulile privind ajutorul de stat sau de minimis. Eligibilitatea beneficiarului presupune ca solicitantul de finantare se incadreaza in categoriile beneficiarilor enumerati in Ghidul Solicitantului, ca acesta are capacitatea operationala si financiara de implementare a proiectului.

Verificarea tehnica si financiara a proiectului se realizeaza de regula de o echipa de experti evaluatori independenti contractati de Autoritatea de Mangement. In aceasta etapa se verifica relevanta, fezabilitatea si sustenabilitatea proiectului propus, din punctual de vedere al activitatilor prevazute, al cheltuielilor bugetate, al resurselor umane si de alta natura, prevazute a fi utilizate. Beneficiarul trebuie sa acumuleze un numar cat mai mare de puncte dintr-un numar maxim stabilit de Autoritatea de Management.

Evaluarea strategica a proiectului va stabili masura in care proiectul este relevant in contextul strategiei de dezvoltare si reprezinta o prioritate pentru regiune. Cunoasterea strategiilor, planurilor de dezvoltare sau a altor documente strategica este foarte utila pentru completarea unuia dintre cele mai puncte ale Cererii de finantare – Justificarea proiectului. In masura in care proiectul raspunde prioritatilor strategice ale regiunii, acesta se va plasa intre primele sau ultimele proiecte pe lista celor care urmeaza a primi finantare.

In fiecare etapa de evaluare, Organismul intermediar/Autoritatea de management poate solicita informatii suplimentare/ clarificari care trebuie transmise de catre beneficiar in conditiile si pana la termenul limita precizat de autoritati. Faptul ca beneficiarul nu poate furniza clarificarile respective sau le trimite tarziu conduce la respingerea cererii de finantare. De asemenea, solicitantul este exclus din procesul de evaluare si selectie in situatia in care se constata ca se face vinovat de inducerea grava in eroare a autoritatilor sau de trafic de influenta.

Pentru a fi mai pregatiti pentru accesarea fondurilor europene, recomandam beneficiarilor contactarea unei firme de consultanta care are o mai buna intelegere a intregului proces, precum si o cunoastere a detaliilor de procedura. Pentru investitiile mari se recomanda realizarea unui studiu de pre-fezabilitate initial astfel incat atunci cand se porneste la drum pentru aplicarea propriu-zisa, acest proces sa fie mult accelerat.