Culegerea de informatii pentru consultanti incercand stabilirea faptelor pe baza opiniilor

In orice activitate de consultanta, primul pas consta in adunarea unui numar suficient de informatii de baza referitoare la intreprindere sau organizatie care sa permita alcatuirea unei imagini de ansamblu asupra intreprinderii sau organizatiei respective. Acest lucru se realizeaza de regula prin intermediul unui interviu sau unei serii de interviuri cu proprietarii, directorii, administratorii si sefii personalul executiv. In aceasta faza, ne aflam in situatia unui artist care executa o schita in creion a personajelor din tabloul pe care-l va picta. Cu alte cuvinte, este mai intelept sa colorezi personajele pe fondul general al tabloului, decat sa colorezi fondul dupa ce s-au definitivat figurile.

In viata de zi cu zi, in special in cadrul intreprinderilor mici si mijlocii, acesta poate reprezenta cel mai important aspect al ciclului de activitati de consultanta. Intr-adevar se poate incepe fara teama ivirii unor contradictii in cazul in care, daca interviul initial nu a fost condus in mod competent si profesional, nu se va mai derula nici un ciclu de consultanta, deoarece se va termina inainte de a incepe.

Abordarea standard pentru stabilirea chestionarului si culegerea informatiilor in cadrul tuturor activitatilor de consultanta ar trebui sa cuprinda urmatoarele domenii-cheie. Acest lucru se aplica chiar si in cazul unor activitati de consultanta restranse, insa accentul va fi plasat in mod diferit in functie de tipul de activitate derulata si va oscila deci intre restrans si larg.

Opiniile nu sunt suficiente pentru a determina care sunt oportunitatile si problemele reale, insa sunt utile pentru directionarea consultantului catre domeniile de afaceri care necesita atentie si analiza in detaliu. De aceea, ele deschid drumul culegerii de informatii si date care vor confirma sau vor infirma opiniile. Cu alte cuvinte, ele reprezinta un ghid al explorarii ”problemelor” firmei. Opiniile joaca un rol major in domeniul resurselor umane, structurii organizatorice si dezvoltarii, deoarece pot reprezenta indicatori ai problemelor realmente importante sau percepute drept importante in cadrul diferitelor sectoare de activitate.

Scopul unei abordari pe baza de chestionar este urmatorul:
• Descoperirea punctelor forte si punctelor slabe in cadrul situatiei existente pentru a identifica potentialele oportunitati si amenintari;
• Identificarea domeniilor de activitate cu probleme sau in care se considera ca ar exista probleme importante;
• Expunerea parerilor si ideilor persoanelor intervievate despre viitoarele obiective, strategii si masuri.
Chestionarul poate fi elaborat inainte de interviu ori poate fi completat in timpul interviului. Daca este emis inainte, prezinta avantajul economiei de timp pe durata interviului si focalizarea acestuia pe aspectele-cheie.

Obiective generale, strategii si restrictii

Pentru a avea succes si pentru a putea masura nivelul succesului atins, o intreprindere trebuie sa-si stabileasca anumite teluri. Telurile firmei trebuie sa vizeze in general selectarea strategiilor care sa conduca la indeplinirea obiectivelor. Una dintre cerintele pentru stabilirea strategiilor corespunzatoare o reprezinta cunoasterea constrangerilor care afecteaza activitatea generala a intreprinderii.

• Poseda intreprinderea o idee clara de afaceri si care este aceasta?
• Cum considerati ca aceasta idee de afaceri ar putea contribui la dezvoltarea activitatii intreprinderii?
• Si-a stabilit intreprinderea obiectivele generale si care sunt acestea?
• Care dintre tendintele pietei credeti ca prezinta oportunitati sau amenintari pentru intreprindere? Ce a facut intreprinderea pentru a se adapta acestor schimbari?
• Ce schimbari majore au loc in domeniul industrial referitor la tehnologiile de produs, procesele tehnologice si tehnologia informatiilor? Cum trebuie sa reactioneze intreprinderea pentru a face fata acestor schimbari?
• Exista noi legi sau reglementari legale in pregatire care vor afecta piata sau intreprinderea? Ce face intreprinderea pentru a preintampina efectul acestor schimbari?
• Care este atitudinea, daca ea exista, pietei fata de intreprindere si produsele sau serviciile acesteia?
• Care sunt schimbarile legate de stilul de viata, de valorile industriale si de clienti care ar putea afecta intreprinderea?
• Care considerati ca sunt factorii esentiali pentru succesul intreprinderii?
• Detine intreprinderea un sistem de monitorizare si raportare care sa furnizeze informatii in timp util?
• Cum sunt raportate principalele informatii financiare conducerii?
• Cum se masoara nivelul de profitabilitate: pe departament; pe produs/serviciu; pe client sau grup de clienti; pe canal de distributie sau numai pe intreprindere in ansamblu?
• Ce fel de plan de afaceri scris exista? Cine a fost implicat in pregatirea acestuia? Cui i-a fost comunicat acest plan?
• Cum este folosit planul de afaceri pentru administrarea si controlul activitatilor? Cat de des este el revizuit?