5 modalitati de a face un Status Report mai bun

Unul dintre cele mai bune instrumente pentru a informa partile interesate despre evolutia proiectului este Status Report, trimis cu regularitate.

Cel mai probabil vei trimite e-mail-uri, dar nu poti stii cine il citeste si cine il ignora. Totusi, aceasta este cea mai buna sursa de a transmite detalii despre proiect, la cat mai multe persoane in acelasi timp. Asadar, merita s-o faci cum trebuie.

Marime corespunzatoare

Cea mai mare tentatie este sa faci un Status Report mai mare decat este necesar. Dupa ce iti petreci o saptamana intreaga muncind din greu pentru proiect, poti sa scrii o mie de cuvinte despre fiecare pas pe care l-ai facut. Insa, trebuie sa retii faptul ca destinatarii au si alte lucruri importante de facut si nu este cazul sa le umpli timpul de lucru cu detalii de finete despre proiect. Un sumar concis al ideilor principale este indeajuns. Iar cine vrea mai multe detalii despre un anumit aspect te va intreba cu siguranta. De asemenea, nu trebuie sa cazi in extrema cealalta si sa scrii doar doua vorbe, ca fel de un rezumat al rezumatului. Acest lucru nu foloseste nimanui.

Simplitate

O alta problema a managerilor de proiect este tendinta de complica lucrurile sau de a folosi termeni specifici. Nu toata lumea cunoaste acesti termeni tehnici. Chiar daca uneori este imposibil de evitat jargonul tehnic, incearca sa il folosesti cat mai putin. De asemenea, explica lucrurile cat mai simplu. Cititorii mesajelor tale vin din domenii foarte variate si ca sa te inteleaga cat mai bine, prezinta lucrurile cat mai simplu si eficient cu putinta.

Foloseste raportul vizual BizProject Status

BizProject Status este un raport vizual pe care il puteti prezenta clientilor si membrilor echipei pentru a-i tine pe toti la curent cu evolutia proiectului.

Acesta comunica rapid informatii la nivel inalt (starea generala a progresului proiectului), mediu (fazele proiectului si situatia lor) si scazut(task-uri/sarcini de lucru). Clientii vor avea la dispozitie oricand o viziune clara si completa asupra progresului proiectului.

bps

BizProject Status foloseste diverse culori pentru a transmite tuturor dintr-o privire daca lucrurile merg cum trebuie. Este o modalitate simpla de a transmite informatii, uneori chiar prea simplista. Dar de obicei, persoanele care nu lucreaza efectiv in cadrul proiectul prefera acest sistem.

Fara interzieri

Poate cel mai important aspect al Status Report-ului este sa fie trimis cu regularitate de fiecare data, fara intarzieri. Toate persoanele mai mult sau mai putin implicate in proiect vor astepta un raport pe saptamana, in fiecare saptamana (sau zi, luna etc., in functie de proiect). Daca intarzii vei dezamagi si chiar ingrijora oamenii, acestia intrebandu-se daca este vreo problema cu proiectul sau cu tine si abilitatile tale de project manager. Poti sa-ti adaugi acest task in calendarul proiectului inca de la inceputul proiectului si sa-l indeplinesti automat de fiecare data cand reminderul apare pe ecran. Daca stii ca o lipsesti de la birou sau nu poti sa intocmesti personal un Status Report, deleaga pe cineva (care stie cum sa-l updateze) sa-l trimita in locul tau.

Trimite cui trebuie

Este foarte important sa trimiti Status Report-ul cui trebuie. Ar trebui sa te ocupi de acest aspect inca de la inceputul proiectului, identificand exact persoanele interesate. Poti sa mai adaugi in lista de destinari si alte persoane, exceptand cazul in care proiectul este confidential.

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *